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Update Transparenzregister
Im Zuge des neuen Geldwäschegesetzes (GwG) wurde ein elektronisches Transparenzregister eingeführt, das Informationen zu den natürlichen Personen erfasst, die hinter Gesellschaften, Stiftungen und ähnlichen Strukturen stehen und diese kontrollieren. Die erforderlichen Angaben über diese so genannten wirtschaftlich Berechtigten (Name, Geburtsdatum, Wohnort, wirtschaftliches Interesse) mussten dem Transparenzregister bereits zum 1. Oktober 2017 mitgeteilt werden. Wer bislang untätig geblieben ist, sollte dringend prüfen, ob Mitteilungspflichten bestehen. Bei Nichteinhaltung der Transparenzpflichten drohen Bußgelder von bis zu EUR 1 Mio.
Wer ist vom Transparenzregister betroffen?
Von der Mitteilungspflicht betroffen sind alle deutschen eingetragenen privatrechtlichen Vereinigungen wie bspw. Aktiengesellschaften und SEs, GmbHs und GmbH & Co. KGs, OHGs und KGs, rechtsfähige Stiftungen, eingetragene Vereine, Genossenschaften und Partnerschaftsgesellschaften. Erfasst sind daher auch mittelständische Familiengesellschaften und Konzernunternehmen.
Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?
Wirtschaftlich Berechtigte sind die natürlichen Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile halten, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben. Eine vergleichbare Kontrolle kann bspw. aus Mehrstimmrechten, Stimmbindungs-, Pool- oder Treuhandverträgen sowie aus Unterbeteiligungen oder Anteilsnießbrauch folgen. Lässt sich nach den gesetzlichen Kriterien kein wirtschaftlich Berechtigter ermitteln, so gilt der gesetzliche Vertreter (Geschäftsführer, Vorstand) als wirtschaftlich Berechtigter der mitteilungspflichtigen Gesellschaft. Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten ist häufig nicht einfach. Einige Hilfestellungen bieten die auf der Webseite des Transparenzregisters (www.transparenzregister.de) hinterlegten Hinweise bzw. die FAQ-Rubrik zum Transparenzregister auf der Webseite des Bundesverwaltungsamts (www.bva.bund.de).
Wann liegt eine Befreiung von der Meldepflicht vor?
Sind wirtschaftlich Berechtigte aus bereits bestehenden Registern (bspw. Handelsregister) erkennbar, besteht keine Meldepflicht. Dabei genügt es, wenn sich der wirtschaftlich Berechtigte aus der Einsichtnahme einer Kette einschlägiger Registerdokumente ermitteln lässt, was zu einer erheblichen Reduzierung der Mitteilungspflichten in Konzernstrukturen führen kann. In vielen Fällen ist der wirtschaftlich Berechtigte jedoch nicht aus den Angaben der einschlägigen Register erkennbar. Dies ist bspw. bei Stimmbindungsverträgen, Nießbrauchsrechten oder Mehrstimmrechten der Fall. Eine genaue Prüfung ist außerdem bei der Beteiligung ausländischer Gesellschaften geboten.
Angabepflichten und Unternehmenscompliance
Korrespondierend zur Mitteilungspflicht der Gesellschaft bestehen Pflichten der Anteilseigner bzw. wirtschaftlich Berechtigten, der Gesellschaft Auskunft über die erforderlichen Angaben zu erteilen. Darüber hinaus ist die Geschäftsleitung gehalten, im Rahmen der Unternehmenscompliance geeignete Organisationsmaßnahmen zu ergreifen, um die Einhaltung der Meldepflicht und die laufende Aktualisierung der Angaben sicherzustellen.
Wer kann das Register einsehen?
Das Register ist ab dem 27. Dezember 2017 online einsehbar, jedoch nicht öffentlich zugänglich. Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden haben uneingeschränkten Zugriff. Daneben können grds. nur Personen mit einem berechtigten Interesse Zugang erhalten (in der Regel muss ein Bezug zur Verhinderung von Geldwäsche vorgebracht werden, bspw. durch einschlägige Nichtregierungsorganisationen oder entsprechend recherchierende Fachjournalisten). Auf Antrag kann die Einsichtnahme in Ausnahmefällen beschränkt werden, bspw. wenn die Gefahr besteht, dass der wirtschaftlich Berechtigte durch die Einsichtnahme Opfer bestimmter Straftaten (Betrug, Erpressung etc.) wird oder minderjährig ist.
Fazit:
Ob und wenn ja welche Mitteilungen zum Transparenzregister zu machen sind, muss einzelfallbezogen geprüft werden. Hilfestellungen zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten finden sich auf den Webseiten des Transparenzregisters bzw. des Bundesverwaltungsamts. Da die Frist für Mitteilungen zum Transparenzregister bereits am 1. Oktober 2017 abgelaufen ist, sollten noch nicht erfüllte Mitteilungspflichten schnellstmöglich nachgeholt werden, um Bußgelder zu vermeiden.
