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Schritt-für-Schritt Vergabestrategie bei EU-ausschreibungspflichtigen Bauprojekten
Öffentliche Bauvorhaben stehen regelmäßig unter Zeit‑, Kosten‑ und Qualitätsdruck. Zugleich unterliegen sie einer besonderen Beobachtung durch die Öffentlichkeit sowie Prüf- und Aufsichtsstellen. Daher ist es entscheidend – gleich ob Rathaussanierung oder Bildungsneubau – die Weichen für ein erfolgreiches Bauprojekt bereits (weit) vor der Veröffentlichung der ersten Ausschreibung zu stellen. Diese werden nachfolgend Schritt für Schritt dargestellt.
Schritt 1: Das 80/20-Kontingent nach § 3 Abs. 9 VgV präzise festlegen
Bei Bauvorhaben oberhalb der EU-Schwellenwerte sind mindestens 80 % des Gesamtauftragswertes EU-weit zu vergeben. Bis zu 20 % können national ausgeschrieben werden. Einzelne Lose im 20-%-Kontingent dürfen jedoch den Auftragswert von EUR 1 Mio. netto nicht überschreiten. Andernfalls ist das Los zwingend EU-weit zu vergeben.
Praxis-Tipp: Prüfen Sie frühzeitig, ob sich einzelne Gewerke sinnvoll bündeln lassen, um die Anzahl der Lose und damit die Zahl der EU‑weiten Verfahren effizient zu steuern.
Schritt 2: Netto-Auftragswert belastbar berechnen – mit der GPA-Systematik
Die Feststellung, ob und in welchem Umfang EU‑weite Verfahren erforderlich sind, hängt vom Netto‑Auftragswert ab. Die GPA‑Mitteilung Bau 2/2001 stellt hierfür ein in der Praxis bewährtes Berechnungsschema bereit. Aus der DIN‑276‑Kostenberechnung werden jene Kostengruppen herausgerechnet, die bei der Ermittlung des vergaberechtskonformen Auftragswerts nicht anzusetzen sind (u. a. KG 100, 220, 240, 550, 610, 621, 700).
Schritt 3: Fachlich-inhaltliche Losbildung – weniger Verfahren, mehr Marktpassung
Losbildung ist kein Selbstzweck. Sie soll Wettbewerb öffnen, aber zugleich Schnittstellenrisiken für Auftraggeber begrenzen. Ziel ist es, die Struktur der Leistungspakete so zu wählen, dass sie marktgängig ist und zugleich die Zahl der Vergabeverfahren sinnvoll begrenzt. Prüfen Sie daher, ob sich funktional zusammenhängende Leistungen zu übergreifenden Paketen bündeln lassen, um den Gesamtprozess effizienter zu gestalten.
Schritt 4: 20-%-Kontingent klug belegen – Wartungsintensive Gewerke bevorzugen
Bei der Belegung des 20‑%‑Kontingents sollte sorgfältig überlegt werden, welche Gewerke hierfür in Betracht kommen. Auf nationaler Ebene kann der Auftraggeber aktuell gezielt leistungsfähige Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern und so die Qualität der Wettbewerbsteilnehmer aktiv steuern. Denn die Wertgrenze zur Zulässigkeit der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb liegt für kommunale Auftraggeber aktuell bei EUR 1 Mio. netto.
Gerade bei wartungsintensiven Gewerken spielt die regionale Nähe der Anbieter eine wesentliche Rolle. In der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) lohnt sich die Einbindung leistungsfähiger regionaler Unternehmen besonders: Wartung, Störungsdienst und Ersatzteilverfügbarkeit lassen sich vor Ort meist schneller, verlässlicher und wirtschaftlicher organisieren.
Schritt 5: Reserve im 20-%-Kontingent einplanen (2 bis 3 %)
Kosten entwickeln sich, Positionen im Leistungsverzeichnis verschieben sich. Wird das 20‑%‑Kontingent zu früh vollständig verplant, fehlt später der notwendige Spielraum für sinnvolle nationale Vergaben. Im Zweifel sind selbst Kleinstaufträge EU‑weit auszuschreiben. Sinnvoll ist daher eine Reserve von 2–3 % für unerwartet national zu vergebender Gewerke.
Schritt 6: Zeitpunkt und Aktualität: Festsetzung vor Einleitung des Verfahrens
Die Festlegung des 80/20‑Kontingents muss auf einer belastbaren und aktuellen Schätzung des Gesamtauftragswertes vor Einleitung des Vergabeverfahrens beruhen. Eine mehrere Monate alte Kostenberechnung genügt diesen Anforderungen nicht. Mindestens ist sie unmittelbar vor Einleitung des ersten Verfahrens zu aktualisieren.
Schritt 7: Verfahren und Wertgrenzen richtig wählen
Die Wahl der passenden Verfahrensart ist stets von zentraler Bedeutung. Die aktuell erhöhten Wertgrenzen erleichtern die Zulässigkeit der jeweiligen Verfahrensarten – insbesondere für kommunale Auftraggeber. Nach der VergabeVwV Baden‑Württemberg sind derzeit beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb bis EUR 1 Mio. netto sowie Direktaufträge bis EUR 100.000 netto zulässig, befristet bis 1. Oktober 2027. Eine freihändige Vergabe ist bis zu einem Auftragswert von EUR 216.000 netto möglich. Entscheidend ist daher, dass jeweils passende Verfahren sorgfältig auszuwählen und die Wertgrenzen anschließend zur formalen Absicherung heranzuziehen.
Fazit
Wer EU‑ausschreibungspflichtige Bauvorhaben erfolgreich vorbereiten will, muss frühzeitig strategische Entscheidungen treffen: das 80/20‑Kontingent präzise bestimmen, den Netto‑Auftragswert belastbar und aktuell schätzen, Fachlose marktgerecht zuschneiden und das jeweils passende Verfahren unter Berücksichtigung der Wertgrenzen wählen. Eine klare Strukturierung dieser Schritte reduziert Vergabe‑ und Fördermittelrisiken, vermeidet Verzögerungen und eröffnet leistungsfähigen Marktteilnehmern echte Wettbewerbsmöglichkeiten. So entstehen Angebote, die technisch, wirtschaftlich und organisatorisch besser zum Projekt passen – und damit ein verlässliches Fundament für einen reibungslosen Bauablauf und erfolgreiches Bauprojekt. Alle Schritte sind sorgfältig und nachvollziehbar in der Vergabeakte zu dokumentieren.
