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Fehlervermeidung in der Angebotswertung: Typische Fallstricke für Auftraggeber
Die Angebotswertung ist einer der entscheidendsten und zugleich sensibelsten Schritte im Vergabeverfahren. Schon kleine Ungenauigkeiten können schnell zu erfolgreichen Nachprüfungsverfahren führen – mit Zeitverlust und Mehrkosten.
Auftraggeber sind daher gut beraten, typische Fallstricke zu kennen und diese zu vermeiden.
I. Bedeutung von Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
Zuschlagskriterien bestimmen, welches Angebot am Ende den Zuschlag erhält. In vielen Verfahren zählt allein der Preis. Das ist zwar zulässig, greift aber oft zu kurz, weil qualitative Unterschiede zwischen den Angeboten so nicht berücksichtigt werden. Das Vergaberecht eröffnet ausdrücklich die Möglichkeit, auch Qualität, technische Leistungsfähigkeit, Service oder Nachhaltigkeit einzubeziehen. Erst durch eine Mischung lässt sich das wirtschaftlichste – nicht nur das billigste – Angebot ermitteln.
Damit eine faire und nachvollziehbare Bewertung gelingt, müssen die Kriterien gewichtet werden. Üblich ist eine prozentuale Aufteilung, etwa 60 Prozent Preis und 40 Prozent Qualität. Diese Gewichtung muss in den Vergabeunterlagen klar benannt sein. Nachträgliche Änderungen sind unzulässig und regelmäßig angreifbar. Auftraggeber sollten daher frühzeitig überlegen, welche Kriterien für den Erfolg des Projekts wirklich ausschlaggebend sind.
II. Unklare Zuschlagskriterien
Ein häufiger Fehler ist die Verwendung unpräziser oder schwer messbarer Kriterien wie „hohe Qualität“ oder „innovative Lösung“. Ohne Konkretisierung fehlt es den Bietern an Orientierung und der Wertung an Transparenz.
Praxistipp: Kriterien klar definieren, Erwartungshorizont in den Vergabeunterlagen beschreiben und die Bewertung nachvollziehbar dokumentieren.
III. Nachträgliche Änderungen der Bewertungsmethodik
Zuschlagskriterien, Gewichtung und Bewertungsmaßstäbe dürfen während des laufenden Vergabeverfahrens nicht angepasst werden – auch dann nicht, wenn sich die ursprünglich geplante Wertungsmethodik als unpraktisch erweist.
Praxistipp: Bewertungsmethoden vor Bekanntmachung erproben und gegebenenfalls bereits dann anpassen, nicht erst während der Angebotswertung.
IV. Unzureichende Dokumentation
Selbst sachlich richtige Entscheidungen können angreifbar sein, wenn sie nicht ausreichend begründet wurden. Nur eine nachvollziehbare Dokumentation schützt vor Angriffen im Nachprüfungsverfahren.
Praxistipp: Entscheidungen nicht nur in Punkten oder Prozenten festhalten, sondern mit kurzen Begründungen versehen und Diskussionen im Gremium protokollieren.
V. Unverhältnismäßige Gewichtung des Preises
Ein zu starker Preisfokus kann dazu führen, dass wichtige qualitative Aspekte untergehen. Umgekehrt sind zu komplizierte Modelle schwer nachvollziehbar und erhöhen die Fehleranfälligkeit.
Praxistipp: Ein ausgewogenes Verhältnis wählen. Die Gewichtung muss nicht komplex sein – wichtig ist, dass sie eine Vergleichbarkeit der Angebote gewährleistet, transparent und verständlich ist.
Fazit
Die Angebotswertung ist kein bloßer Formalakt, sondern das Herzstück des Vergabeverfahrens. Wer klare Zuschlagskriterien festlegt, Bewertungsmethoden frühzeitig testet und Entscheidungen sorgfältig dokumentiert, minimiert rechtliche Risiken. So erhält am Ende tatsächlich das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag.
