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Software Asset Management und Lizenzaudit im Unternehmen

„Wenn der Prüfer zweimal klingelt“

Die Überprüfung der Nutzungsberechtigungen von Softwareanwendern durch Softwarehersteller beschäftigt die Praxis immer häufiger. Der Softwarehersteller kündigt sich an und beruft sich auf die “Audit-Klausel“ aus seinem Lizenzvertrag. Dabei sind nicht mehr nur Großkunden im Visier der Lizenzgeber – zunehmend richtet sich der Blick auch auf den Mittelstand. Die Nachlizensierung stellt für viele Softwarehersteller eine nicht unerhebliche Umsatzquelle dar.

Vorsorge ist besser als Nachlizensieren

Den Vorteilen der Nutzung moderner Hardware im Unternehmen – bspw. beim Einsatz von virtuellen Serverwelten – stehen mitunter erhebliche Risiken hinsichtlich der ordnungsgemäßen Lizensierung der auf der Hardware betriebenen Software gegenüber. Je nach Lizenzmodell und anwendbarer Metrik besteht die Gefahr, dass die zuvor vereinbarten Software-Lizenzbedingungen nicht mehr zur eingesetzten Hardware passen.

Die Folge: Der Einsatz von virtuellen Maschinen führt häufig zu überproportional steigenden Software-Lizenzkosten, die die beim Hardwareeinkauf erzielten Kosteneinsparungen zunichtemachen. Ein funktionierendes Lizenzmanagement ist nicht nur zur Vermeidung drohender Nachlizensierungen notwendig. Auch aus handels- und steuerrechtlicher Sicht müssen Lizenzbeschaffung und Lizenzbestand korrekt geführt und ausgewiesen werden. Schon unter Compliance-Gesichtspunkten sind Unternehmen daher zur Einführung eines funktionierenden Lizenzmanagements verpflichtet, um Urheberrechtsverletzungen aufgrund von Unterlizensierungen vorzubeugen.

Recht zur Durchführung eines Lizenzaudits?

Sollte ein Softwarehersteller dennoch die Durchführung eines Audits ankündigen, so stellt sich zunächst die Frage, ob er dazu überhaupt berechtigt ist. Die gesetzlichen Auskunfts- und Besichtigungsansprüche lassen eine anlasslose Überprüfung in dem von den Softwareherstellern gewünschten Umfang häufig nicht zu. Aus diesem Grund sind die Hersteller auf vertragliche Vereinbarungen zur Durchführung eines Lizenzaudits angewiesen. Da sich diese meist nur aus den einseitig vom Hersteller gestellten Lizenzbedingungen (sog. End User License Agreements – EULA) ergeben, unterliegen sie als Allgemeine Geschäftsbedingungen erheblichen Beschränkungen. So setzt ihre Geltung zunächst eine wirksame Einbeziehung in den Vertrag mit dem jeweiligen Softwareanwender voraus, was für den Hersteller insbesondere beim Vertrieb der Software über Händler häufig schwer nachzuweisen ist.

In vielen Fällen sind die in den AGB enthaltenen Audit-Klauseln auch aufgrund unangemessener Benachteiligung des Softwareanwenders unwirksam, da sie dem Hersteller nahezu uneingeschränkte Prüfungsrechte zugestehen und den Anwender umfassend zur Mitwirkung verpflichten, ohne auf dessen berechtigte Interessen Rücksicht zu nehmen. Hier lohnt es sich genau hinzusehen, bevor dem Prüfer Einlass gewährt wird.

Übernahme der Kontrolle durch den Anwender

Ist das Lizenzaudit unvermeidlich, muss sich der Anwender eine auf seine individuelle Situation zugeschnittene Strategie für die Durchführung der Lizenzprüfung zurecht legen. So ist alleine schon zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen und von personenbezogenen Kunden- und Mitarbeiterdaten eine detaillierte Planung durch den Softwareanwender vorzunehmen und die Kontrolle über das Verfahren zu übernehmen. Mit entsprechender Vorbereitung des Audits lässt sich insbesondere auch das Risiko unangenehmer Überraschungen bei den Prüfungsergebnissen deutlich reduzieren. Auf diesem Wege kann der Geltendmachung überzogener Nachforderungen durch den Softwarehersteller wirkungsvoll entgegengewirkt werden.

Fazit: Neben einem funktionierenden Software Lizenzmanagement bedarf es zur Vermeidung unerwünschter Folgen von Lizenzaudits einer geeigneten Strategie, wie dem Hersteller im Falle einer Audit-Ankündigung zu begegnen ist. Häufig kann dabei mangels ausreichender Rechtsgrundlage schon der Durchführung des Audits zu den von dem Softwarehersteller vorgegebenen Bedingungen widersprochen werden. Sollte dies nicht möglich sein, sollte der Softwareanwender versuchen, so weit als möglich die Kontrolle über die Durchführung des Audits zu übernehmen und Einfluss auf dessen Ergebnisse zu nehmen.

Hinweis: Zu diesem Thema fand am 5. November 2014 in unseren Kanzleiräumen eine Mandantenveranstaltung statt, bei der neben Anwälten von Menold Bezler auch Wirtschaftsprüfer von Ebner Stolz und Mitarbeiter aus dem IT-Einkauf der W&W Informatik GmbH als Referenten vorgetragen haben. Die Präsentationen können Sie auf unserer Website unter „Veranstaltungen“ abrufen.



Berater: Dr. Jörg Schneider-Brodtmann, Julia Czarlay

Rechtsgebiet: IT- und Internetrecht

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