Aktuelles Recht

Digitales Vergabemanagement richtig organisieren

E-Vergabe in leistungsstarken Strukturen

Spätestens ab Oktober müssen öffentliche Auftraggeber Vergabeverfahren elektronisch abwickeln können. Die technische Umsetzung der vergaberechtlichen Vorgaben zur E-Vergabe ist dank mehrerer Anbieter entsprechender Softwarelösungen recht gut zu bewältigen. Doch gleichzeitig bringt die sukzessive Umstellung auf ein vollständig elektronisches Vergabeverfahren für die Verwaltung auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Diese Herausforderungen sollten als Chance verstanden werden, um ein leistungsstarkes Vergabemanagement mit digitalen Strukturen zu implementieren.

Zentrales Vergabemanagement

Teilweise hatte die öffentliche Verwaltung auch schon vor Einführung der E-Vergabe zentrale Beschaffungsstellen eingerichtet. Recht häufig hat sich in der Praxis eine Trennung in „Ausschreibungen im Baubereich“ und „Sonstige Ausschreibungen“ bewährt. Bei großen Verwaltungen kommt aber auch eine weitere Unterteilung in Betracht. Die Erstellung der Leistungsbeschreibung bleibt dabei stets Aufgabe der Fachämter, die organisatorische Verfahrenssteuerung liegt in der Hand der zentralen Vergabestelle. Die Vorteile zentraler Vergabestellen sind bekannt: Durch die Vielzahl der Vergabeverfahren können deren Mitarbeiter rasch Erfahrungen sammeln und hohe vergaberechtliche Kompetenz aufbauen. Dies ist nicht zuletzt durch die immer komplexer werdende Materie des Vergaberechts mit Blick auf rechtssichere und zügige Verfahren sicherlich einer der entscheidenden Vorteile. Durch eine Zentralisierung lassen sich Beschaffungen innerhalb der Behörde zudem vereinheitlichen (Stichwort „Aktuelle und einheitliche Muster/Vorlagen“) und möglicherweise auch bündeln (bspw. durch Rahmenverträge). Darüber hinaus können sich die Fachämter auf die inhaltlichen Schwerpunkte der Beschaffung konzentrieren, da sie von organisatorischen Themen entlastet werden.

Durch die Umstellung auf die E-Vergabe werden die genannten Vorteile einer zentralisierten Beschaffungsorganisation noch verstärkt: Das Vergabe-Tool erfordert in der Bedienung technisches Know-how, was zu zusätzlichem Schulungsaufwand führt. Mitarbeiter, die das Tool nur selten einsetzen, werden sich bei jeder Verwendung „von Null“ einarbeiten müssen. Dies macht die Durchführung von Verfahren nicht nur zeitaufwändiger, sondern auch fehleranfälliger. Durch eine zentrale Vergabestelle kommt hingegen das gebündelte technische und rechtliche Fachwissen bei jedem Vergabeverfahren zum Einsatz. Nicht zuletzt sind durch eine zentrale Vergabestelle weit weniger Lizenzen für die Vergabesoftware erforderlich.

Erst organisieren, dann digitalisieren

Die Software zur Abwicklung von Ausschreibungen sollte auf die Strukturen der Beschaffungsprozesse zugeschnitten sein, nicht umgekehrt. Zunächst ist also die gewünschte Beschaffungsorganisation mit den dazugehörigen Prozessen innerhalb der Verwaltung festzulegen. Hieraus ergeben sich die Anforderungen an eine entsprechende Softwarelösung. Soll der gesamte Prozess von der Definition des Beschaffungsbedarfs bis zum geschlossenen Vertrag inklusive aller Dokumentationen über eine einheitliche Software elektronisch abgebildet werden? Dann ist in der Regel ein umfangreiches Vergabemanagement-System erforderlich. Soll die E-Vergabe-Lösung hingegen lediglich dazu dienen, Vergabeunterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen, mit Interessenten zu kommunizieren und Angebote entgegenzunehmen? Dann genügt eine „schlankere“ E-Vergabe-Plattform.

Die Strukturen der Verwaltung müssen erfahrungsgemäß nicht vollständig auf die veränderten Abläufe „umgebaut“ werden, bevor das neue E-Vergabe-System implementiert wird. Oftmals wird sich ein Pilotprojekt mit anschließender stufenweiser Umsetzung anbieten. Es sollte allerdings klar sein, wo die Reise hingehen soll.

Fazit:

Egal ob „großes“ Vergabemanagementsystem oder „schlanke“ E-Vergabe-Plattform: Die jetzt erforderliche Umsetzung der Regelungen zur E-Vergabe bietet in jedem Fall die passende Gelegenheit, leistungsstarke Strukturen für rechtssichere und zügige Vergabeverfahren zu schaffen.



Rechtsgebiete: Vergaberecht

Branchen & Lösungen: Daseinsvorsorge (Gesundheit, ÖPNV, Entsorgung)

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