Aktuelles

GoBD können Unternehmer vor Herausforderungen in der IT stellen

Neue Grundsätze zur elektronischen Buchführung und Datenzugriff

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung, die an den Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstige Aufzeichnungen gestellt werden. Seit dem 1. Januar 2015 haben die GoBD die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch- führungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst. Diese Grundsätze gelten für alle Buchführungs- bzw. Anzeigepflichtigen, d.h. nicht allein für Bilanzierer, sondern auch für Einnahmen-Überschussrechner. Anzuwenden sind sie auf alle Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen.

Damit kommt den neuen Grundsätzen des Bundesministeriums für Finanzen erhebliche Bedeutung zu. Bei Außen- und Betriebsprüfungen wird die Finanzverwaltung die ordnungsgemäße Buchführung an diesem Maßstab messen. Betroffen sind dabei sämtliche elektronische Systeme, die zur Finanzbuchhaltung oder zu deren Unterstützung betrieblich eingesetzt werden. Dazu gehören nicht nur elektronische Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme sondern auch Archivierungs-, Daten- und Dokumentenmanagementsysteme.

Konkretisierungen und Verschärfungen gegenüber den GoBS und der GDPdU ergeben sich insbesondere bei der zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen. Unbare Geschäftsvorfälle müssen ab sofort innerhalb von zehn Tagen im Grundbuch erfasst werden. Eine weitere gewichtige Änderung ist die enge Dokumentationspflicht, die Unternehmen nun zu meistern haben. Sie soll der Finanzverwaltung die Nachvollziehbarkeit und die Nachprüfbarkeit erleichtern und dem Risiko der Datenmanipulation entgegenwirken. Hier kann es sein, dass die IT-Recht Unternehmer technisch aufrüsten müssen, um die Buchhaltungsaufzeichnungen entsprechend gewährleisten zu können. Zusätzlich müssen Unternehmen ihre Dokumente in einem auswertbaren Dateiformat an die Finanzverwaltung exportieren. Je nach eingesetzter Software können hierfür erhebliche Anpassungen notwendig sein.

Fazit: Es gilt genauestens zu überprüfen, ob die eingesetzten Systeme den Anforderungen der GoBD genügen, um bei der Überprüfung nicht in Verdacht zu geraten keine ordnungsgemäße Buchführung vorzuhalten. Hierfür können IT-seitig Anpassungen und Veränderungen notwendig sein, deren Umsetzungen aufwendig und teuer werden können. 



Rechtsgebiete: IT- und Internetrecht

Zurück zur Übersicht